จัดระเบียบใบเสร็จจากตลาดและการซื้อจากผู้ขายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

จัดระเบียบใบเสร็จจากตลาดและการซื้อจากผู้ขายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ไม่ใช่เพียงงานป้อนข้อมูล แต่เป็นการควบคุมเอกสาร ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการต้องเชื่อมโยงกับใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ ไฟล์แนบในอีเมล หรือ PDF ที่อ่านได้ ตารางที่เป็นระเบียบก็ยังตรวจสอบไม่ได้หากหาเอกสารต้นฉบับไม่พบ

เริ่มจากปัญหาของเอกสารจริง

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การตรวจสั้น ๆ ทุกสัปดาห์ช่วยลดงานก้อนใหญ่ตอนสิ้นเดือน ชื่อผู้ขาย วันที่ซื้อ และเหตุผลทางธุรกิจจะยืนยันได้ง่ายกว่าเมื่อรายการยังใหม่

สิ่งที่ต้องตัดสินใจเฉพาะสำหรับสถานการณ์นี้

สำหรับ จัดระเบียบใบเสร็จจากตลาดและการซื้อจากผู้ขายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ให้เลือกก่อนว่าเอกสารใดเป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่สุด PDF ที่ครบอาจดีกว่าภาพที่ถูกตัด ขณะที่ใบเสร็จกระดาษที่ชัดอาจอธิบายรายการที่หัวข้ออีเมลไม่ได้ระบุ อย่าแก้ค่าที่ระบบอ่านได้ก่อนกำหนดต้นฉบับสำหรับเทียบข้อมูล

งานแรกคือ ถ่ายภาพใบเสร็จใหม่ ควรทำขณะที่ยังจำบริบทการซื้อได้ จากนั้นใช้จุดตรวจถัดไปเพื่อ ตรวจสอบรายละเอียดแต่ละรายการ หากข้อมูลสองส่วนไม่ตรงกัน ให้เก็บทั้งคู่และตั้งสถานะรอตรวจสอบแทนการบังคับเลือกผลลัพธ์

งานที่สามคือ กำหนดหมวดหมู่ให้สอดคล้องกัน ซึ่งกำหนดว่ารายการนี้เสร็จสมบูรณ์เมื่อใด ผลลัพธ์ต้องตอบโจทย์ของ “จัดระเบียบใบเสร็จจากตลาดและการซื้อจากผู้ขายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก” ไม่ใช่เพียงทำให้หน้ารายการดูเรียบร้อย ผู้ตรวจคนอื่นควรเข้าใจเหตุผลได้โดยไม่ต้องอาศัยความจำของผู้บันทึก

ใช้ “จัดระเบียบใบเสร็จจากตลาดและการซื้อจากผู้ขายสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก” เป็นคำถามตอนส่งต่องาน บันทึกว่าเหตุใด ถ่ายภาพใบเสร็จใหม่ จึงนำไปสู่ ตรวจสอบรายละเอียดแต่ละรายการ และหลักฐานใดทำให้ กำหนดหมวดหมู่ให้สอดคล้องกัน ได้

สร้างขั้นตอนที่ยึดไฟล์ต้นฉบับเป็นหลัก

1. ถ่ายภาพใบเสร็จใหม่.
2. ตรวจสอบรายละเอียดแต่ละรายการ.
3. กำหนดหมวดหมู่ให้สอดคล้องกัน.