ค้นหาค่าใช้จ่ายเก่าด้วยชื่อผู้ขายแทนชื่อไฟล์

ค้นหาค่าใช้จ่ายเก่าด้วยชื่อผู้ขายแทนชื่อไฟล์ ไม่ใช่เพียงงานป้อนข้อมูล แต่เป็นการควบคุมเอกสาร ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการต้องเชื่อมโยงกับใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ ไฟล์แนบในอีเมล หรือ PDF ที่อ่านได้ ตารางที่เป็นระเบียบก็ยังตรวจสอบไม่ได้หากหาเอกสารต้นฉบับไม่พบ

เริ่มจากปัญหาของเอกสารจริง

การค้นหาและสรุปผลจะเชื่อถือได้เมื่อข้อมูลพื้นฐานผ่านการตรวจแล้ว การส่งออกเป็นปลายทางของขั้นตอนตรวจสอบ ไม่ใช่สิ่งทดแทนการตรวจสอบ

สิ่งที่ต้องตัดสินใจเฉพาะสำหรับสถานการณ์นี้

สำหรับ ค้นหาค่าใช้จ่ายเก่าด้วยชื่อผู้ขายแทนชื่อไฟล์ ให้เลือกก่อนว่าเอกสารใดเป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่สุด PDF ที่ครบอาจดีกว่าภาพที่ถูกตัด ขณะที่ใบเสร็จกระดาษที่ชัดอาจอธิบายรายการที่หัวข้ออีเมลไม่ได้ระบุ อย่าแก้ค่าที่ระบบอ่านได้ก่อนกำหนดต้นฉบับสำหรับเทียบข้อมูล

งานแรกคือ ค้นหาข้อความภายในเอกสาร ควรทำขณะที่ยังจำบริบทการซื้อได้ จากนั้นใช้จุดตรวจถัดไปเพื่อ ค้นหาตามชื่อร้านค้าหรือผู้ขาย หากข้อมูลสองส่วนไม่ตรงกัน ให้เก็บทั้งคู่และตั้งสถานะรอตรวจสอบแทนการบังคับเลือกผลลัพธ์

งานที่สามคือ กรองตามวันที่ ซึ่งกำหนดว่ารายการนี้เสร็จสมบูรณ์เมื่อใด ผลลัพธ์ต้องตอบโจทย์ของ “ค้นหาค่าใช้จ่ายเก่าด้วยชื่อผู้ขายแทนชื่อไฟล์” ไม่ใช่เพียงทำให้หน้ารายการดูเรียบร้อย ผู้ตรวจคนอื่นควรเข้าใจเหตุผลได้โดยไม่ต้องอาศัยความจำของผู้บันทึก

ใช้ “ค้นหาค่าใช้จ่ายเก่าด้วยชื่อผู้ขายแทนชื่อไฟล์” เป็นคำถามตอนส่งต่องาน บันทึกว่าเหตุใด ค้นหาข้อความภายในเอกสาร จึงนำไปสู่ ค้นหาตามชื่อร้านค้าหรือผู้ขาย และหลักฐานใดทำให้ กรองตามวันที่ ได้

สร้างขั้นตอนที่ยึดไฟล์ต้นฉบับเป็นหลัก

1. ค้นหาข้อความภายในเอกสาร.
2. ค้นหาตามชื่อร้านค้าหรือผู้ขาย.
3. กรองตามวันที่.
4. เก็บไฟล์ต้นฉบับแนบไว้.
5. แยกรายการที่รอตรวจสอบออกจากรายการที่ตรวจสอบแล้ว.