大量採購前如何整理海外樣品訂單

這次要解決的資料問題

樣品發票與運輸帳單

樣品與運費和後續大量採購分開，不能假設樣品款會抵扣。

先確定日後需要向誰說明哪一個判斷，再收集文件。這個情境的資料分別說明購買、付款或後續變更。整理目標是讓每份文件保持自己的用途，而不是將所有文件當成新增費用。

用兩份單據走一遍

以這組資料建立具體案例： 樣品發票與運輸帳單.

這個案例的關鍵判斷： 樣品與運費和後續大量採購分開，不能假設樣品款會抵扣。

核對原單據幣別: TWD.

先收集用途明確的資料

先取得實際交易的完整發票或收據，保留確認通知作為補充。付款明細不自動代表另一筆採購。匯入可讀圖片或原始PDF；若同一檔案包含多張發票，先依文件邊界拆開再辨識。只有通知作用的資料不應重複登錄為費用。

使用金額前完成複核

逐項比較商家、交易日期、幣別、載明稅額、合計與品項。彙總使用本幣也不改變原單據幣別。只能依原始檔支持的值修正欄位，不能為讓兩份文件相同而更改來源資訊。複核完成後再納入期間彙總。

樣品與運費和後續大量採購分開，不能假設樣品款會抵扣。

保留不確定的問題

兩份資料不一致時，先確認哪個編號被替換、實付金額或服務期間。於應用外向開立者取得說明。資料仍不明確就保留待複核，不能自行估算缺少的金額。問題寫入自己的交接說明，讓接手者清楚下一步。

完成交接前的檢查

使用既有分類描述購買內容，再依商家、日期或文件文字找回記錄。交接時只選需要的資料，核對CSV列與原始檔。未解決的調整另外說明，業者解釋郵件留在自己的佐證資料歸檔中。匯出成功不代表收費或退款已確認。

常見問題

每份文件都要成為新費用嗎？

不需要。確認、折讓或替換文件可能只解釋原交易。

辨識出的合計能直接決定結果嗎？

不能。還須核對編號、原條件與開立者說明。

何時算完成交接？

另一位處理人不靠購買人的記憶，也能了解來源、金額關係與未決問題。