AI Expense取消预订后如何整理手续费和退款资料
区分保留的取消费与退回款项，原预订单不能继续代表已完成的住宿。
由AI Expense编辑团队发布 · EmuInbox
取消预订后如何整理手续费和退款资料
这次要解决的资料问题
原预订确认与退款通知
区分保留的取消费与退回款项，原预订单不能继续代表已完成的住宿。
先确定以后需要向谁解释哪一个判断，再开始收集文件。这种场景的资料通常分别说明采购、付款或后续变更。把它们一律当成新增费用，会让看似完整的清单失去真实含义。整理的目标是让每一份文件保持自己的用途。
用两份单据走一遍
可以用下面这组资料建立一个具体案例： 原预订确认与退款通知.
这个案例的关键判断： 区分保留的取消费与退回款项，原预订单不能继续代表已完成的住宿。
核对原单据币种: CNY.
先收集有明确用途的资料
先取得实际交易的完整发票或收据，把确认通知当作解释资料保留。付款明细不自动代表另一笔采购。通过支持的流程上传可读图片或原始PDF；如果文件混有多张发票，先按文档边界拆开，再进行识别。不要为凑齐文件数量，把只有通知作用的资料重复登记为费用。
使用金额前完成复核
逐项比较识别结果与原文件中的商户、交易日期、币种、注明的税额、合计和明细。汇总使用本币并不改变原单据的币种依据。只能按原件支持的值修正字段，不应为了让两份文件金额相同而改动来源信息。记录核对完成后，再纳入期间汇总。
区分保留的取消费与退回款项，原预订单不能继续代表已完成的住宿。
把不确定之处留出来
两份资料不一致时，先说清楚缺的答案是什么：哪个编号被替换、实际支付了多少、收费属于哪段服务期间。在应用外向开票方取得解释。资料仍有歧义就保持待复核，缺少金额时不自行估算。把问题写入自己的交接说明，避免下一位处理人重复追问。
完成交接前的检查
使用现有分类描述实际购买内容，再通过商户、日期或文件文字找回相关记录。交接时只选择需要的记录，比较CSV行与原始文件是否对应。未解决的调整单独说明；供应商解释邮件保存在自己的支持资料归档中。不要把导出成功理解为收费或退款已经获得确认。
常见问题
每一份文件都需要成为新费用吗？
不需要。确认函、折让或替换文件可能只是在解释原交易，先判断用途再决定记录方式。
识别出的合计能直接决定最终结果吗？
不能。还要核对编号、原始条件与开票方对变更的解释。