จัดหลักฐานค่าใช้จ่ายของคำสั่งซื้อที่ส่งหลายรอบ

ปัญหาเอกสารในสถานการณ์นี้

บิลคำสั่งซื้อและใบส่งของแต่ละรอบ

ใบส่งของยืนยันจำนวน ไม่ใช่บิลเพิ่ม

เริ่มจากสิ่งที่ต้องอธิบายภายหลัง เอกสารในกรณีนี้อาจแสดงการซื้อ การจ่าย หรือการเปลี่ยนแปลง แต่ละไฟล์มีหน้าที่ต่างกัน จึงไม่ควรนับทุกไฟล์เป็นค่าใช้จ่ายใหม่

ตัวอย่างที่ใช้ได้จริง

ใช้เอกสารสองชนิดนี้เป็นกรณีตัวอย่าง: บิลคำสั่งซื้อและใบส่งของแต่ละรอบ.

จุดที่ต้องตัดสินใจ: ใบส่งของยืนยันจำนวน ไม่ใช่บิลเพิ่ม

ตรวจสกุลเงินต้นฉบับ: THB.

เก็บหลักฐานให้ถูกประเภท

เก็บใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ฉบับเต็มของธุรกรรมจริงก่อน เก็บข้อความยืนยันเป็นข้อมูลประกอบ รายการจ่ายเงินไม่ใช่การซื้อเพิ่มโดยอัตโนมัติ นำเข้าภาพที่อ่านได้หรือ PDF และแยกเอกสารหากไฟล์เดียวมีหลายใบ

ตรวจยอดก่อนนำไปใช้

เทียบผู้ขาย วันที่ สกุลเงิน ภาษีที่ระบุ ยอดรวม และรายการย่อยกับต้นฉบับ สกุลเงินในเอกสารยังเป็นหลักฐานแม้สรุปเป็นเงินหลัก แก้ข้อมูลเฉพาะเมื่อมีต้นฉบับรองรับ แล้วค่อยใช้ในสรุปตามช่วงเวลา

ใบส่งของยืนยันจำนวน ไม่ใช่บิลเพิ่ม

แสดงข้อสงสัยที่ยังไม่จบ

เมื่อเอกสารไม่ตรงกัน ให้ระบุว่าขาดคำตอบเรื่องเลขอ้างอิง ยอดจ่าย หรือช่วงบริการ ติดต่อผู้ออกเอกสารนอกแอป เก็บรายการไว้รอตรวจหากยังไม่ชัดเจน อย่าเดายอดที่หายไป

เตรียมส่งต่อ

เลือกหมวดหมู่ที่มีอยู่ให้ตรงกับการซื้อ ค้นตามผู้ขาย วันที่ หรือข้อความ แล้วเลือกเฉพาะหลักฐานที่ต้องส่งต่อ เทียบแถว CSV กับไฟล์ต้นฉบับก่อนแชร์ อธิบายยอดปรับที่ยังไม่จบแยกต่างหาก และเก็บอีเมลชี้แจงในที่เก็บเอกสารของตน