AI ExpenseRevisar muestras de un proveedor extranjero antes de comprar más
No supongas que las muestras se descontarán de la compra futura.
Publicado por el equipo editorial de AI Expense · EmuInbox
Revisar muestras de un proveedor extranjero antes de comprar más
El problema documental
factura de muestras y factura de transporte
No supongas que las muestras se descontarán de la compra futura.
Empieza por la decisión que necesitarás explicar después. Este caso combina documentos con funciones distintas: compra, pago o modificación. El registro debe conservar esas diferencias sin convertir cada archivo en una nueva operación.
Un caso práctico
Usa este par de documentos como caso práctico: factura de muestras y factura de transporte.
La decisión importante es: No supongas que las muestras se descontarán de la compra futura.
Moneda del documento: EUR.
Capturar las pruebas correctas
Recoge primero el recibo o la factura completa de la operación. Conserva confirmaciones como contexto. Un aviso o extracto de pago no crea automáticamente otro gasto. Importa una imagen legible o un PDF y separa documentos si un archivo contiene varias facturas.
Revisar antes de usar los importes
Compara proveedor, fecha, moneda, impuesto indicado, total y líneas reconocidas con el original. La moneda de la fuente sigue siendo la referencia aunque el resumen use otra moneda base. Corrige solo lo que el documento respalda antes de incluirlo en una vista periódica.
No supongas que las muestras se descontarán de la compra futura.
Mantener visibles las dudas
Si las piezas discrepan, identifica qué falta: una referencia sustituida, el importe pagado o el periodo facturado. Pide aclaración al emisor fuera de la aplicación. Mantén el registro pendiente hasta resolver la duda.